Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber erbringt, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch über die E-Rechnungseingangsplattformen einreichen. Das betrifft Rechnungen an die folgenden öffentlichen Auftraggeber:
- alle Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung
- Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung
- Zuwendungsempfänger (Stellen außerhalb der Bundesverwaltung, die Leistungen des Bundes empfangen, zum Beispiel einige Museen) und
- kooperierende Bundesländer: Berlin, Brandenburg, Thüringen, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen (Stand: Juni 2021)
Folgende Übertragungskanäle können Sie für das Einreichen der elektronischen Rechnung nutzen:
- Weberfassung,
- Upload,
- E-Mail und
- Peppol
Ihre Rechnungen werden automatisiert auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft. Anschließend werden sie dem öffentlichen Rechnungsempfänger anhand der Leitweg-ID (Behördenspezifische Adressierung) bereitgestellt. Die Leitweg-ID bekommen Sie von Ihrem Auftraggeber, sie muss in der elektronischen Rechnung angegeben werden.
Sie können den Status Ihrer elektronischen Rechnung jederzeit über Ihr Zugangskonto einsehen. Damit Sie Ihre Rechnungen elektronisch einreichen können, müssen diese bestimmte Anforderungen erfüllen:
- maschinenlesbar sein und
- in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (PDF oder Bilddatei reicht nicht).
Seit dem 27.11.2020 sind Sie verpflichtet, Ihre Rechnungen elektronisch zu stellen, wenn Sie Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene erbringen.
Davon ausgenommen sind nur Rechnungen, die
- nach Erfüllung eines Direktauftrags bis zu einem Betrag von EUR 1.000 netto gestellt werden,
- geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten, Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes, sonstige Beschaffungen im Ausland oder
- in Verfahren der Organleihe gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.
Bitte beachten Sie, dass Sie als Rechnungssteller elektronische Rechnungen 10 Jahre lang digital und revisionssicher archivieren müssen.
Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten, trat für die Bundesländer am 18.04.2020 in Kraft (gegebenenfalls vorher entsprechend der jeweiligen E-Rechnungsverordnung auf Landesebene).