Nach Art. 45 Abs. 1 Buchst. a) des Schengener Durchführungsübereinkommens haben sich die unterzeichnenden Länder verpflichtet, sicherzustellen, dass die Leitung einer Beherbergungsstätte oder ihre Beauftragten darauf hinwirken, dass beherbergte Ausländer, einschließlich der Angehörigen anderer Vertragsparteien sowie anderer Mitgliedstaaten der Europäischen Gemeinschaft, Meldevordrucke eigenhändig ausfüllen und unterschreiben und sich dabei gegenüber dem Leiter der Beherbergungsstätte oder seinem Beauftragten durch Vorlage eines gültigen Identitätsdokuments ausweisen.
Wenn Ausländer in einer Beherbergungsstätte, d. h. einer Einrichtung, die der gewerbs- oder geschäftsmäßigen Beherbergung von Personen dient, aufgenommen werden, haben sie am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein zu unterschreiben. Bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen, unter denen sich (auch) Ausländer befinden, trifft diese Verpflichtung nur die Reiseleitung; sie hat die ausländischen Mitreisenden der Zahl nach unter Angabe ihrer Staatsangehörigkeit anzugeben.
Alternativ kann diese Verpflichtung mit Zustimmung der beherbergten ausländischen Person auch dadurch erfüllt werden, dass die erforderlichen Daten elektronisch erhoben werden und der Ausländer deren Richtigkeit und Vollständigkeit am Tag der Ankunft bestätigt, indem ein bestimmter kartengebundener Zahlungsvorgang, der eine Authentifizierung erlaubt, erbracht oder ein elektronischer Identitätsnachweis (eID-Karte oder elektronischer Aufenthaltstitel mit eID-Funktion) geführt wird, oder die Daten aus der eID-Karte oder dem elektronischen Aufenthaltstitel vor Ort zum Zwecke der medienbruchfreien Übernahme von Formulardaten ausgelesen werden.
Die besonderen Meldescheine enthalten folgende Daten:
- Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise,
- Familiennamen,
- Vornamen,
- Geburtsdatum,
- Staatsangehörigkeiten,
- Anschrift,
- Seriennummer(n) des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers bei ausländischen Personen,
- Zahl der ausländischen Mitreisenden bei mitreisenden Angehörigen/Reisegruppen,
- Staatsangehörigkeiten der ausländischen Mitreisenden bei Reisegruppen.
Wird das elektronische Verfahren mittels eines bestimmten Zahlungsvorgangs genutzt, ist die zweckgebundene Zuordnungsnummer des eingesetzten Zahlungsmittels zusätzlich zu speichern.
Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder sind auf dem Meldeschein nur der Zahl nach anzugeben.
Beherbergte Ausländer (nicht jedoch mitreisende Personen) haben sich bei der Anmeldung gegenüber der Leitung der Beherbergungsstätte oder ihren Beauftragten durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokuments (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz) auszuweisen.
Der besondere Meldeschein ist nicht erforderlich bei Einrichtungen mit Heimunterbringung, die der Jugend- und Erwachsenenbildung, der Ausbildung oder der Fortbildung dienen, Betriebs- oder Vereinsheimen, wenn dort nur Betriebs- oder Vereinsmitglieder und deren Familienangehörige beherbergt werden, Jugendherbergen und Berghütten, zeitweilig belegte Einrichtungen der öffentlichen oder öffentlich anerkannten Träger der Jugendarbeit und Einrichtungen der öffentlich-rechtlichen Religionsgesellschaften.
Wenn der Aufenthalt in einer Beherbergungsstätte die Dauer von sechs Monaten überschreitet, unterliegen alle beherbergten Personen (auch deutsche Staatsangehörige) der allgemeinen Meldepflicht und haben sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anzumelden. Wenn diese nicht im Inland für eine Wohnung gemeldet sind und ihr Aufenthalt die Dauer von drei Monaten überschreitet, haben sich die betroffenen Personen innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anzumelden, sobald ihr Aufenthalt die Dauer von drei Monaten überschreitet.
Wer in Zelten, Wohnmobilen, Wohnwagen oder Wasserfahrzeugen auf gewerbs- oder geschäftsmäßig überlassenen Plätzen übernachtet, unterliegt nicht der allgemeinen Meldepflicht, solange er im Inland bereits gemeldet ist. Wenn jemand nicht im Inland mit einer anderen Wohnung gemeldet ist, hat er sich innerhalb von zwei Wochen bei der Meldebehörde anzumelden, sobald sein Aufenthalt die Dauer von drei Monaten überschreitet.
Die allgemeine Meldepflicht gilt unabhängig davon, ob ein besonderer Meldeschein erforderlich war oder nicht.
Verpflichtungen für die Leitung von Beherbergungsstätten:
Die Leitung von Beherbergungsstätten oder ihre Beauftragten haben die besonderen Meldescheine bereitzuhalten und darauf hinzuwirken, dass die betroffenen Personen ihrer Pflicht zum Unterschreiben des besonderen Meldescheins nachkommen. Sie können zusätzlich technische Vorrichtungen zur elektronischen Erfüllung der Meldepflicht vorhalten. Ausländische Gäste müssen ein gültiges Identitätsdokument vorlegen. Dabei sind die im Meldeschein gemachten Angaben mit denen des Identitätsdokuments zu vergleichen. Ergeben sich hierbei Abweichungen, ist dies auf dem Meldeschein zu vermerken. Legen beherbergte ausländische Gäste kein oder kein gültiges Identitätsdokument vor, so ist dies auf dem Meldeschein zu vermerken.
Soweit es zur Erhebung des Fremdenverkehrs- oder Kurbeitrags oder der Kurtaxe erforderlich ist, haben die Leitungen der Beherbergungsstätten oder ihre Beauftragten auf dem Meldeschein den Tag der tatsächlichen Abreise zu vermerken. Dies gilt auch für mitreisende Ehegatten und Lebenspartner.
Der ausgefüllte Meldeschein bzw. die elektronisch erhobenen Daten sind von der Leitung der Beherbergungsstätte oder deren Beauftragten vom Tag der Anreise der beherbergten Person an ein Jahr aufzubewahren, für die Meldebehörden und weitere gesetzlich bestimmte Behörden zur Einsichtnahme bereitzuhalten sowie ihnen auf Verlangen vorzulegen, vor unbefugter Einsichtnahme zu sichern und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer zu vernichten.