Voraussetzungen der Eintragung sind normalerweise:

• Antrag auf Eintragung
• Auflassung oder/und Eintragungsbewilligung der Person, deren Recht von der Eintragung betroffen wird
• die Einhaltung besonderer Formvorschriften

Je nach Einzelfall

• sind zusätzliche Unterlagen erforderlich (zum Beispiel Erbnachweis, Genehmigungen, Vorkaufsrechtszeugnisse, steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung) oder
• muss das Grundbuch vor der beantragten Eintragung erst berichtigt werden (zum Beispiel durch Eintragung der Erben eines verstorbenen Eigentümers).

Den Kauf eines Grundstückes oder einer Eigentumswohnung sowie die Bestellung einer Grundschuld für die Bank zur Absicherung eines Darlehens muss ein Notar beurkunden. Die notarielle Urkunde ist in den genannten Beispielsfällen Voraussetzung für eine Eintragung im Grundbuch. Darin legen die Beteiligten auch fest, wer welche Kosten tragen muss. Im Regelfall trägt bei einem Kauf der Käufer die Kosten des Erwerbs. Der Veräußerer trägt im Regelfall die Kosten für eine Löschung einer noch im Grundbuch eingetragenen Belastung, zum Beispiel Grundschulden des Veräußerers. Diese "Altlasten" übernimmt der Käufer in der Regel nicht, sondern sie werden über die eigene Bank finanziert.

Grundlage für die Eintragungen und Gebühren beim Grundbuchamt ist diese notarielle Urkunde. In der Urkunde vereinbaren Verkäufer und Käufer die einzutragenden Rechte im Grundbuch. Diese werden dann im betreffenden Grundbuch beim Grundbuchamt eingetragen. Sie erhalten vom Notar ein Exemplar der Urkunde und können die Vereinbarungen nachlesen.