Ab Erreichen der EU-Schwellenwerte sind grundsätzlich in jedem Stadium eines öffentlichen Vergabeverfahrens sowohl durch die Auftraggeber als auch die Unternehmen elektronische Mittel zu nutzen, der sogenannte Grundsatz der e-Vergabe, § 97 Abs. 5 GWB.

Die elektronische Kommunikation betrifft vor allem:

• elektronische Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung
• kostenfreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung über das Internet
• elektronische Angebotsabgabe

Die Umstellung auf die elektronische Kommunikation ist zwingend, und zwar unabhängig vom Liefer- und Leistungsgegenstand, der der Vergabe zugrunde liegt.

Im Unterschwellenbereich sind seit dem 1. Januar 2020 Angebote und Teilnahmeanträge für Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Anwendungsbereich der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) auch zwingend mithilfe elektronischer Mittel einzureichen. Diese Verpflichtung gilt allerdings nicht, wenn der geschätzte Auftragswert 25.000 EUR nicht überschreitet oder ein Vergabeverfahren durchgeführt wird, bei dem keine Auftragsbekanntmachung veröffentlicht wird. Die Einzelheiten dazu regelt § 38 UVgO.

2. Sind eSignaturen bei Vergaben ab Erreichen der EU-Schwellenwerte obligatorisch?

Grundsätzlich sind elektronische Signaturen, so genannte e-Signaturen bei Vergaben ab Erreichen der EU-Schwellenwerte nicht obligatorisch. Sofern aber der öffentliche Auftraggeber an die im Vergabeverfahren verlangten und zu übermittelnden Daten erhöhte Sicherheitsanforderungen stellt, kann er bei Interessensbekundungen, Interessensbestätigungen, Teilnehmeranträgen und Angeboten eine elektronische Form der Erklärung verlangen. Den Vergabestellen ist dabei die Auswahl zwischen einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, einer qualifizierten elektronischen Signatur, einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel oder einem qualifizierten elektronischen Siegel freigestellt (vgl. § 53 Abs. 3 VgV).

E-Signaturen können bei verschiedenen privatwirtschaftlichen Anbietern erworben werden.

3. Gibt es spezifische Portale, die zur Abgabe eines Angebots für eine öffentliche Ausschreibung genutzt werden?

EU-weite Bekanntmachungen werden durch das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union im Internet veröffentlicht (TED - Tenders Electronic Daily) und dort jeden Tag aktualisiert.

Daneben gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Vergabeportale, auf denen öffentliche Auftraggeber - auf Bundes-, Landes- oder kommunaler Ebene - ihre Projekte grundsätzlich online ausschreiben.

Der Bund veröffentlicht Ausschreibungen auf seinen zentralen Vergabeplattformen. Auch die Länder betreiben daneben jeweils eigene Vergabeplattformen.

Darüber hinaus sammeln etliche privatwirtschaftlich betriebene Vergabeportale Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber und veröffentlichen diese online.